Casos de éxito · Inmobiliario: proyectos de lotes

Del Excel a una plataforma propia: gestión de 13 proyectos de lotes, construida con IA

DataLab construyó con inteligencia artificial la plataforma a la medida con la que una promotora de proyectos de lotes en el Tolima, cuyo nombre es confidencial, reemplaza las plantillas de Excel de sus 13 proyectos. Inventario, negociaciones, recibos, caja, cartera con alertas de mora y un portal para cada comprador quedan en un solo lugar, en la nube y con permisos por rol.

Terreno loteado al atardecer con estacas y una tableta sobre una mesa de campo: caso de la plataforma de gestión de lotes que reemplaza el Excel — **Cliente confidencial** · Colombia

Contexto

Nuestro cliente es una promotora de proyectos de lotes en el Tolima, cuyo nombre mantenemos en reserva. Maneja 13 proyectos al mismo tiempo, cada uno con su inventario de lotes, sus compradores, su caja y su cartera. Esa operación vivía en plantillas de Excel que el equipo diligenciaba a mano.

El reto

Con 13 proyectos en Excel, el mismo dato se digita varias veces y una fórmula que se corre puede descuadrar la caja o la cartera sin que nadie lo note. Saber cuánto ha pagado un comprador, qué cuotas están por vencer o cuánto hay en cada cuenta obligaba a reconstruir la información a mano. Además, la gerencia necesitaba ver todo el negocio, mientras cada secretaria solo debía ver su proyecto y cada comprador, solo su lote.

La hipótesis

Si cada pago, contrato, recibo y comisión queda amarrado al lote, el equipo digita una sola vez y la plataforma arma por sí misma la caja, la cartera y los indicadores. Y si se construye con IA y evoluciona por paquetes, la primera versión llega en semanas y las nuevas funciones se suman cuando la operación las pide.

Lo que hicimos

Prototipo navegable antes de construir, con el inventario, la ficha de un lote, la caja y el tablero de indicadores, para aterrizar la visión de la plataforma.
Levantamiento completo del proceso con el equipo del cliente y acta de alcance firmada antes de desarrollar.
Inventario por proyecto (manzana, número, área y valor), importable desde los archivos de Excel, y negociaciones de contado o financiadas.
Digitación única de cada cliente y recibos de caja con numeración consecutiva por cada abono.
Caja de ingresos y egresos con tipificaciones y subcajas por recurso: Bancolombia, Nequi y efectivo.
Cartera y plan de pagos con alertas de mora automáticas por correo, y un portal donde cada comprador ve su lote, su plan de pagos y sus recibos.
Soportes de pago que carga el comprador y que el equipo aprueba antes de que afecten la caja.
Roles (gerencia ve todo, cada secretaria su proyecto, cada comprador su lote), dashboard con ventas por mes, caja y comisiones, y exportación a Excel.

La lectura: resultados

No publicamos cifras de este caso; la lectura es cualitativa. La plataforma reemplaza las plantillas de Excel de los 13 proyectos: cada lote tiene su historia completa de pagos, recibos, asesor, comisión y estado, la cartera avisa sola cuando una cuota está próxima o vencida y cada persona ve solo lo que le corresponde. La primera versión se planeó con un plazo máximo de 50 días hábiles y, desde ahí, la plataforma crece por paquetes que se cotizan y se aprueban antes de empezar.

Stack y herramientas

Plataforma a la medida construida con IA
Prototipo navegable
Inventario de lotes
Caja y subcajas por recurso
Cartera con alertas de mora
Portal del comprador
Roles y permisos
Exportación a Excel

Lo que aprendimos

Digitar una sola vez. Cuando cada pago, recibo y comisión queda amarrado al lote, la caja, la cartera y los indicadores dejan de ser reportes que alguien arma: salen de la operación. Por eso un problema puntual, como un Excel compartido que ya no da abasto, se resuelve mejor con una plataforma pequeña y precisa que con un sistema grande y genérico.

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